Best practices voor het opslaan en organiseren van onderzoeksdocumentatie

Waarom is georganiseerde onderzoeksdocumentatie belangrijk?

Goed georganiseerde onderzoeksdocumentatie biedt verschillende belangrijke voordelen. Het vereenvoudigt het proces van het ophalen van specifieke informatie, maakt eenvoudige samenwerking met andere onderzoekers mogelijk en zorgt voor de lange termijn bewaring van uw bevindingen. Slecht georganiseerde documentatie kan daarentegen leiden tot tijdverspilling, fouten en zelfs het verlies van cruciale gegevens.

Denk aan de impact op reproduceerbaarheid. Als anderen uw gegevens en methoden niet gemakkelijk kunnen begrijpen en openen, wordt het valideren van uw resultaten ongelooflijk moeilijk. Daarom draait een doordachte organisatie niet alleen om persoonlijk gemak, maar om het handhaven van wetenschappelijke nauwkeurigheid.

Bovendien helpt goede documentatie bij het voorbereiden van publicaties en presentaties. Het direct beschikbaar hebben van alle benodigde materialen stroomlijnt het schrijfproces en vermindert het risico dat belangrijke details over het hoofd worden gezien.

Belangrijkste principes voor effectieve opslag van onderzoeksdocumentatie

Verschillende kernprincipes sturen de effectieve opslag van onderzoeksdocumentatie. Deze principes richten zich op consistentie, toegankelijkheid en beveiliging, zodat uw gegevens veilig en direct beschikbaar blijven wanneer nodig.

• Consistentie: Houd u aan een consistente naamgevingsconventie en mapstructuur in alle projecten. Dit maakt het makkelijker om specifieke bestanden te vinden en hun inhoud te begrijpen.
• Toegankelijkheid: sla uw gegevens op op een locatie die gemakkelijk toegankelijk is voor u en eventuele medewerkers. Cloudgebaseerde opslagoplossingen zijn vaak een goede keuze.
• Beveiliging: Implementeer passende beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of verlies. Dit kan wachtwoordbeveiliging, encryptie en regelmatige back-ups omvatten.
• Versiebeheer: Gebruik versiebeheersystemen om wijzigingen in uw documenten en gegevens bij te houden. Hiermee kunt u indien nodig teruggaan naar eerdere versies en voorkomt u onbedoeld gegevensverlies.
• Metagegevens: Voeg gedetailleerde metagegevens toe aan elk bestand en elke map, waarin u de inhoud, de aanmaakdatum, de auteur en andere relevante informatie beschrijft.

Wanneer u zich aan deze principes houdt, kunt u een robuust en betrouwbaar systeem creëren voor het opslaan van uw onderzoeksdocumentatie.

Een robuuste naamgevingsconventie ontwikkelen

Een goed gedefinieerde naamgevingsconventie is essentieel voor efficiënte onderzoeksdocumentatie. Een goede naamgevingsconventie moet beschrijvend, consistent en gemakkelijk te begrijpen zijn. Het moet u ook in staat stellen om snel de inhoud van een bestand te identificeren zonder het te hoeven openen.

Overweeg de volgende elementen in uw naamgevingsconventie op te nemen:

• Projectnaam of afkorting: Hiermee kunt u bestanden groeperen die tot hetzelfde project behoren.
• Datum: Gebruik een consistente datumnotatie (bijv. JJJJMMDD) om chronologische sortering te vergemakkelijken.
• Documenttype of -inhoud: Geef duidelijk aan om welk type document het gaat of welke gegevens het bevat (bijvoorbeeld ‘ruwe_data’, ‘analyse_resultaten’, ‘protocol’).
• Versienummer: Gebruik versienummers om wijzigingen in uw documenten bij te houden (bijv. ‘v1’, ‘v2’, ‘definitief’).

Een bestand met ruwe data van een project met de naam ‘StudyX’ dat is verzameld op 15 januari 2024, kan bijvoorbeeld de naam ‘StudyX_20240115_raw_data_v1.csv’ krijgen.

Uw mappen structureren voor een optimale organisatie

Een goed georganiseerde mappenstructuur vult een sterke naamgevingsconventie aan. De structuur moet logisch en intuïtief zijn en de verschillende fasen van uw onderzoeksproject weerspiegelen.

Overweeg om de volgende hoofdmappen te gebruiken:

• Gegevens: Deze map moet alle ruwe en verwerkte gegevens bevatten.
• Methoden: Sla hier uw protocollen, experimentele ontwerpen en andere methodologische documenten op.
• Analyse: Deze map bevat uw analysescripts, resultaten en rapporten.
• Documenten: In deze map bewaart u alle schriftelijke documenten, zoals manuscripten, presentaties en rapporten.
• Referenties: Organiseer uw bibliografie en referentiemateriaal in deze map.

Binnen elk van deze top-level mappen kunt u submappen maken om uw data verder te organiseren. Bijvoorbeeld, de “Data” map kan submappen bevatten voor verschillende experimenten of dataverzamelingsperiodes.

Gebruikmaken van versiebeheersystemen

Versiebeheersystemen zijn onschatbare hulpmiddelen voor het beheren van onderzoeksdocumentatie, vooral bij samenwerking. Deze systemen houden wijzigingen in uw bestanden in de loop van de tijd bij, zodat u indien nodig kunt terugkeren naar eerdere versies en eenvoudig verschillende versies van een document kunt vergelijken.

Populaire versiebeheersystemen zijn onder andere Git, Mercurial en Subversion. Git wordt met name veel gebruikt in de onderzoeksgemeenschap en is vaak geïntegreerd met platforms als GitHub en GitLab.

Met een versiebeheersysteem voorkomt u onbedoeld gegevensverlies, vergemakkelijkt u de samenwerking en zorgt u ervoor dat uw onderzoek reproduceerbaar is.

Het belang van metadata

Metadata is “data over data.” Het biedt essentiële context en informatie over uw onderzoeksdocumentatie, waardoor het gemakkelijker te begrijpen en te gebruiken is. Uitgebreide metadata kunnen de vindbaarheid en bruikbaarheid van uw data aanzienlijk verbeteren.

Overweeg de volgende metadata-elementen op te nemen:

• Bestandsnaam: De naam van het bestand.
• Bestandstype: Het bestandstype (bijv. CSV, TXT, DOCX).
• Aanmaakdatum: De datum waarop het bestand is gemaakt.
• Datum laatste wijziging: De datum waarop het bestand voor het laatst is gewijzigd.
• Auteur: De naam van de persoon die het bestand heeft gemaakt of gewijzigd.
• Beschrijving: Een korte beschrijving van de inhoud van het bestand.
• Trefwoorden: Trefwoorden die het onderwerp van het bestand beschrijven.
• Project: De naam van het project waartoe het bestand behoort.

Metagegevens kunnen op verschillende manieren worden opgeslagen, bijvoorbeeld in afzonderlijke metagegevensbestanden, in het bestand zelf (bijvoorbeeld in de header van een CSV-bestand) of in een database.

Het kiezen van het juiste opslagmedium

Het selecteren van het juiste opslagmedium is cruciaal voor het verzekeren van de lange termijn bewaring van uw onderzoeksdocumentatie. Verschillende opslagopties bieden verschillende niveaus van betrouwbaarheid, toegankelijkheid en kosten.

Overweeg de volgende opslagopties:

• Lokale harde schijven: handig voor het opslaan van vaak gebruikte gegevens, maar kwetsbaar voor gegevensverlies door hardwarestoringen.
• Externe harde schijven: Handig voor het maken van back-ups van gegevens, maar kunnen gemakkelijk kwijtraken of beschadigd raken.
• Cloudopslag: biedt een hoge betrouwbaarheid en toegankelijkheid, maar vereist een internetverbinding en kan abonnementskosten met zich meebrengen.
• Institutionele opslagplaatsen: bieden langdurige bewaring en bieden vaak ondersteuning bij gegevensbeheer.

Vaak is een combinatie van opslagopties de beste aanpak. Hierbij kunt u lokale opslag gebruiken voor actieve projecten en cloudopslag of institutionele opslagplaatsen voor archivering op de lange termijn.

Regelmatig een back-up van uw gegevens maken

Regelmatige back-ups van gegevens zijn essentieel om uw onderzoeksdocumentatie te beschermen tegen verlies door hardwarestoringen, onbedoelde verwijdering of andere onvoorziene gebeurtenissen. Een robuuste back-upstrategie moet meerdere back-uplocaties en een regelmatig back-upschema omvatten.

Denk aan de 3-2-1-back-upregel:

• 3 kopieën van uw gegevens: Bewaar uw gegevens op minimaal drie verschillende plaatsen.
• 2 verschillende opslagmedia: Gebruik minimaal twee verschillende soorten opslagmedia (bijvoorbeeld een harde schijf en cloudopslag).
• 1 kopie op een externe locatie: sla minimaal één kopie van uw gegevens op een externe locatie op (bijvoorbeeld in de cloud of op een andere fysieke locatie).

Geautomatiseerde back-upoplossingen kunnen het back-upproces vereenvoudigen en ervoor zorgen dat uw gegevens regelmatig worden geback-upt.

Een datamanagementplan onderhouden

Een datamanagementplan (DMP) is een formeel document dat schetst hoe u uw onderzoeksgegevens beheert gedurende de gehele onderzoekslevenscyclus. Het ontwikkelen van een DMP is een best practice om de integriteit, toegankelijkheid en langetermijnbewaring van uw gegevens te waarborgen.

Een DMP moet de volgende onderwerpen behandelen:

• Gegevensverzameling en -generatie: beschrijf hoe u uw gegevens gaat verzamelen of genereren.
• Documentatie en metagegevens: Leg uit hoe u uw gegevens documenteert en metagegevens creëert.
• Opslag en back-up: beschrijf uw procedures voor gegevensopslag en back-up.
• Toegang en delen: beschrijf hoe u anderen toegang geeft tot uw gegevens.
• Bewaring: Leg uit hoe u uw gegevens op de lange termijn gaat bewaren.

Veel financieringsinstellingen vereisen nu dat onderzoekers een DMP indienen als onderdeel van hun subsidieaanvraag.